Comment exceller avec 8 rendez-vous par jour ?

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En moyenne vous préférez avoir entre 15 et 20 rendez-vous par jour.
Jusqu’à 25 rendez-vous certaines journées.

Pour maintenir un tel rythme, vous devez courir du matin au soir avec un niveau de stress qui vous fatigue.

Ce rythme souvent très fatiguant, vous permet de voir de nombreux patients.
Cela vous donne le sentiment d’avancer de manière efficace.

Votre agenda toujours bien rempli vous donne un délai pour fixer un nouveau rendez-vous de plusieurs semaines, voire, pour les nouveaux patients, de plusieurs mois.
Et cela vous rassure, car l’activité à venir est assurée.

Le chiffre d’affaires que vous générez dans ces conditions vous permet de faire face à vos engagements financiers et même parfois beaucoup plus.

Aujourd’hui, les choses ont profondément changé

Aujourd’hui, vous êtes contraints (de gré ou de force) de fonctionner au maximum avec entre 8 et 12 patients par jour.

Et si vous arrivez à voir 12 patients par jour, c’est que vous allongez la durée de vos journées de travail. Cette solution transitoire risque à force de vous user.

Et c’est justement ce que vous aimeriez éviter : Vous préféreriez vous occuper plus de vous, de votre famille, de vos loisirs ou passions. Bref, vivre différemment.

Mais avec 8 ou 12 patients par jour, tout cela vous parait loin, impossible, voire inaccessible.

Et vous vous sentez frustré(e) en conséquence.
Puisque cela va dans le sens contraire de vos aspirations profondes.

De plus, contraint(e) de vous limiter avec seulement 8 à 12 rendez-vous par jour, le chiffre d’affaires de votre cabinet est lourdement impacté à la baisse.

Le plus souvent, si vous avez (par exemple) réduit de moitié votre nombre de rendez-vous journalier, alors vous avez aussi divisé par deux votre chiffre d’affaires.

C’est une véritable catastrophe pour votre activité.

Cette chute soudaine impacte aussi l’ambiance de travail dans l’équipe, sans même parler des rapports parfois difficiles avec certains patients…

Votre sérénité personnelle s’est envolée et vous ressentez que vos aspirations profondes s’éloignent toujours plus.

Vous vous demandez sans doute si vous allez pouvoir compenser ce manque à gagner. Il le faudrait bien, mais comment faire dans ces conditions ?

Vous l’expérimentez sans doute : en travaillant comme avant, mais avec seulement 8 à 12 patients par jour, rien n’avance comme vous le souhaitez : ni les traitements, ni les encaissements.

Et concrètement, tout le monde y perd : les patients, qui attendent pour obtenir un rdv, et dont les traitements avancent lentement; l’équipe du cabinet qui travaille dans une ambiance tendue et vous, qui devez tenir tout cela à bout de bras, humainement, financièrement…

Vous avez l’impression de faire le maximum avec des contraintes en plus, et vous pensez probablement qu’il n’y a pas de solution pour s’en sortir autrement.

Alors, comment faire pour arrêter de subir, pour s’en sortir et même pour réussir, même avec entre 8 et 12 rendez-vous par jour ?

Vous le savez certainement, certain(e)s consœurs et confrères limitent depuis des années leur nombre de patients à entre 8 et 10 par jour.

Et cela depuis toujours.
S’ils ou elles ont choisi cette option, c’est bien qu’ils y trouvent largement leur compte.

La question est : comment font-elles/ils ?

Voici quelques exemples de chirurgiens dentistes que nous accompagnons à optimiser leur activité sur une base de 8 rendez-vous par jour.

Fanny D. a eu comme vous, une grosse chute d’activité suite aux deux mois de confinement et à ce qui a suivi (lié au Covid-19). Elle a rattrapé son niveau de chiffre d’affaires d’avant confinement en à peine 6 semaines après la reprise d’activité.

Nous vous invitons d’ailleurs à regarder son témoignage ici.

Christian N. a profité du confinement pour étudier à fond les principes qui permettent de valoriser au mieux une journée à 8 rendez-vous.

Il les a mis en place dès la réouverture du cabinet. Ses résultats : une augmentation de +33% de son chiffre d’affaires Horaire, par rapport à ce qu’il faisait les années précédentes.

Vous trouverez d’autres exemples de réussites similaires ici.

La clef de la réussite : optimiser la performance globale du cabinet

Tout repose sur la performance globale du cabinet dentaire qui se nourrit de l’adaptation à un nombre réduit de patients par jour, plutôt que de subir une situation indésirable.

Car avec 8 patients par jour en moyenne, la performance financière, écologique et humaine du cabinet peut être considérablement améliorée comme nous allons le voir maintenant :

Du point de vue financier : vous augmentez drastiquement votre productivité horaire, car vous réduisez mécaniquement tous les temps morts et en groupant vos actes.

Ces temps morts sont divisés par 2, voire par 2,5 (Cf. infographie ci-dessous) : c’est à dire les temps d’accueil du patient, d’installation, de prise du rdv suivant, d’encaissement, de nettoyage du fauteuil et le temps l’aération de la salle.

La réduction de ces temps morts, entraîne une croissance très significative de votre chiffre d’affaires horaire et donc du résultat du cabinet.

Comme le montre l’infographie, vous pouvez récupérer un minimum de 2h30 (150 minutes) de travail productif par jour. Soit 10 heures par semaine pour 4 jours travaillés hebdomadaires.

C’est énorme.
Et ça n’est pas tout.

Au delà du gain financier, vous réalisez en plus des économies sur vos dépenses habituelles.

Le nombre réduit de patients implique de facto :

  • moins de consommables
  • moins d’anesthésiants
  • moins de stérilisation,
  • moins de masques, blouses, et accessoires jetables

==> C’est autant d’économies de réalisées.
Economies qui se répètent ensuite chaque jour et toute l’année.

Et il y a plus encore :

Le nombre réduit de patients implique aussi une amélioration très nette de la performance écologique globale de votre cabinet.

Vous améliorez par 2 à 2,5 votre impact écologique sur :

  • La mobilité : réduction significative des trajets de vos patients, donc des émissions de CO2, de la consommation de carburants, des embouteillages…
  • La production de déchets (DASRI, jetables, lingettes…)
  • L’utilisation de consommables, masques, blisters, gobelets, calottes, blouses…
  • La stérilisation
  • L’utilisation d’anesthésiques
  • L’utilisation de produits d’hygiène et entretien
  • La consommation d’eau (toilettes, soins, lavage des mains)

Par exemple, le passage de 25 à 8 patients par jour divise par 3 en moyenne les déplacements liés à l’activité de votre cabinet.

Merci pour la planète !

Du point de vue humain, en plus des bénéfices déjà mentionnés, l’optimisation de votre activité autour de 8 patients par jour, vous permet de détendre l’atmosphère de travail et élimine cette sensation que vous connaissez bien de courir du soir au matin.

Car cela signifie moins de travail de préparation, de désinfection, de stérilisation pour les assistantes. Elles en sont plus détendues et elles apprécient grandement cette nouvelle façon de travailler.

Vous n’avez plus qu’à être à l’heure 8 fois par jour, alors qu’avec 25 patients qui défilent dans votre salle d’attente la pression est multipliée par 3 !

En cas de retard, vous pouvez éponger facilement les minutes perdues sur le rdv suivant et offrir un service plus ponctuel à vos patients.

Bref, l’atmosphère n’en est que meilleure !

Comment arriver à ce résultat concrètement ?

Les 2 principes clefs pour exceller avec 8 rendez-vous par jour

  • Travailler avec des rdv longs
  • Proposer systématiquement des traitements ambitieux

Vous connaissez probablement ce 1er principe : celui des rdv longs !
Plus c’est long, plus c’est bon !

C’est la base de la base, la pierre angulaire de la performance de votre activité.
Ces rendez-vous vous permettent de grouper les actes ! Et donc d’avancer rapidement sur vos plans de traitement.

Du point de vue de vos patients, c’est un gain de temps fabuleux.
Vos patients l’apprécient énormément : car leur traitement sera terminé dans 2 mois et non plus dans 6 mois ! De plus, un déplacement au cabinet dentaire leur demande (sauf pour votre voisin palier !) une organisation en fonction de leurs contraintes personnelles comme le montre l’exemple du schéma ci-dessous :

Chirurgie dentaire la consultation vue par le patient

Si vous ne voyez que le temps de présence physique du patient dans votre cabinet, le patient, lui, prend en compte le temps global pour se rendre de son travail à votre cabinet dentaire, pour stationner, retrouver son véhicule, et retourner chez lui ou à son travail… Sans compter les enfants à récupérer, les courses à faire, etc…

Donc un rdv chez le dentiste implique forcément du temps avant et après le temps de présence physique au cabinet dentaire.

Réduire les contraintes du patient représente un intérêt significatif pour lui.
Il ou elle vous en sera reconnaissant(e).

Et surtout pour vous, c’est l’une des deux conditions sine qua non pour rentabiliser votre activité avec 8 rendez-vous par jour !

Travailler avec ces rdv longs vous permet de :

  • Pratiquer plus d’actes
  • Réduire les temps improductifs qui vous pénalisent
  • Faire avancer vos traitements rapidement avec un fort impact sur la trésorerie du cabinet
  • D’aboutir au final à un taux de facturation horaire bien supérieur

Il s’agit donc de grouper endodontie, couronnes, reconstitutions, prises d’emprunte… autant que vous le pouvez.

Par exemple, Christian N., l’un de nos clients, nous a dit avoir posé 6 couronnes dans la même séance. Il systématise le groupement des actes. Ses rdv durent en moyenne 1H30. Le patient est sorti enchanté de son cabinet, il avait anticipé que son traitement durerait au moins 4 mois.

Tous les cabinets vraiment performants pratiquent les rdv longs. Ils ont bien compris que la ressource rare et productive du cabinet dentaire, c’est le temps du praticien ! En passant 1H30 ou 2H avec un patient, vous optimisez cette ressource au maximum !

2H pour un rdv, il y a des chances pour que vous pensiez : “c’est épuisant” !
Et c’est bien normal.

Bien entendu, vous arriverez à ce résultat progressivement en allongeant petit à petit la durée de vos rendez-vous.

Le 2ème principe clé pour optimiser la performance globale de votre cabinet à 8 rendez-vous par jour, consiste à proposer systématiquement des traitements ambitieux !

Il s’agit de l’approche globale.
Notre article : « Gagner du temps au Cabinet dentaire quand vous reviendrez après le confinement » détaille ce principe.

Car pour pouvoir grouper les actes, il faut avoir matière à travailler.

Avec seulement quelques caries à traiter en bouche, la méthode fonctionne tout en atteignant rapidement ses limites.

En revanche, avec des traitements ambitieux à réaliser, des réhabilitations globales, vous obtenez vraiment le meilleur des rendez-vous longs et vous tirez automatiquement vos résultats vers le haut.

En plus de cela, vous vous faites plaisir techniquement en mettant en œuvre de beaux traitements, en utilisant tout votre potentiel que vous avez accumulé en formations et au cours de votre pratique.

De plus, il est normal que les patients ayant besoin de traitements importants (à cause d’une mauvaise santé bucco-dentaire globale) soient traités en priorité. En fractionnant dans le temps leur traitement, vous les condamnez à revenir se faire soigner.

Et vous retardez la réalisation de ces traitements globaux et du même coup la perception des honoraires correspondants.

Systématisez donc les propositions de traitement globaux et soignez votre relation avec les patients. Car l’acceptation de ces traitements dépend de la relation de confiance que vous créez avec vos patients.

Pour créer cette confiance, voici un conseil élémentaire, malheureusement très peu énoncé sur les bancs des facultés dentaires : pensez à l’être humain autour des dents !

Au-delà de la situation purement bucco-dentaire, de la technicité des opérations à effectuer pour réhabiliter la santé de vos patients, pensez à eux : quelles sont leurs motivations profondes pour se faire soigner ? Et quels sont leurs peurs, leurs freins face au traitement que vous leur proposez ?

Pour cela, soignez l’établissement de la relation avec tous vos nouveaux patients. Le 1er rdv est une occasion unique de gagner la confiance de vos patients. C’est le 1er pas vers l’acceptation de vos plans de traitement. Vers la profitabilité de votre cabinet dentaire. Vers une plus grande sérénité financière.

« On n’a qu’une fois l’occasion de faire une bonne 1ère impression » dit le proverbe.
C’est particulièrement vrai pour vous.

La création de cette relation de confiance passe par la communication interpersonnelle avec les patients. Soignez vos protocoles de communication, anticipez leurs questions (surtout celles qui vous mettent mal à l’aise !), préparez vos présentations de plan de traitement avec le plus grand soin.

Et vous verrez tout naturellement grimper les acceptations de vos plans de traitement. Même les plus ambitieux !

La simple mise en œuvre de ces 2 principes clés (des rdv longs et des traitements globaux) change votre pratique pour le meilleur. Et au-delà, cela change votre vie une fois que vous aurez refermé la porte du cabinet dentaire.

Maintenant que vous savez que c’est possible et que vous avez compris les principes d’optimisation de la performance globale de votre cabinet

Imaginez un instant.

Imaginez-vous une journée comme une autre, avec seulement 8 rendez-vous par jour, un chiffre d’affaires régulier et plus confortable que d’habitude, largement suffisant pour couvrir vos besoins.

Imaginez, votre rythme de travail est devenu plus léger et surtout loin de la sensation de course perpétuelle engendrée par la succession des 20 ou 25 patients que vous aviez auparavant.

Vous êtes plus serein, vous travaillez dans une ambiance détendue, avec des journées fluides. Vous rentrez chez vous plus tôt pour vous consacrer à vos proches ou à vos loisirs dans la bonne humeur.

Vous avez même le temps de faire une course avant de rentrer, histoire de vous gâter, vous et les vôtres.

Vous avez réussi à exceller grâce aux 8 rendez-vous par jour ne prenant le taureau par les cornes. Vous ne subissez plus ce parcours imposé.

Ressentez maintenant pleinement votre réussite comme si vous y étiez.
Et bravo, vous vous êtes libéré(e).

Si ces concepts et principes vous intéressent, vous comprenez sans doute qu’ils peuvent véritablement changer votre vie, comme ils ont changé la vie de nombreux de vos consœurs et confrères.

Et si vous souhaitez en savoir plus, nous vous recommandons de lire les autres articles du blog pour commencer.

Pour aller plus loin et véritablement obtenir d’excellents résultats par la mise en place cette stratégie d’optimisation progressive de votre cabinet, nous vous proposons de découvrir toutes les étapes, le process complet et comment susciter l’adhésion des patients, les protocoles de communication précis et pas à pas :

C’est l’objet de notre accompagnement avec le programme Dentiste Zen & Accompli.

Car si certains l’ont fait, alors vous aussi vous pouvez le faire.

Posez-nous toutes vos questions en commentaire sous cet article,
nous vous répondrons avec plaisir.

A très bientôt,

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5 réponses sur “Comment exceller avec 8 rendez-vous par jour ?”

  1. Tres bons concepts que je pratique depuis des années. Seul hic, malgré des années que je travaille comme ça, actuellement j’ai plus de 25 appels par jour, je dois caser en moyenne 18 rdvs d’urgence par semaine (en triant car je ne les accepte déjà pas tous…), et j’ai 4 mois et demi de délais.

    Ces concepts sont bien beaux sur le papier mais ne suffisent tout simplement pas dans les zones sous dotées rurales où la pression et la de demande de soin est faramineuse et sans fin.

    C’est bien beau en centre de Paris ou Lyon ou sur la côte, essayez donc de faire pareil au fin fond de la Bourgogne, et on en reparle…

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    1. Bonjour Benoit,

      Merci pour ce commentaire !

      Vous mettez en pratique ces concepts depuis des années, bravo !

      Vous avez donc vécu leur efficacité.

      Et oui, effectivement, la période actuelle a chamboulé et compliqué beaucoup de choses…
      C’est donc le moment d’adapter sa pratique en gardant l’essentiel : on peut assouplir certaines règles, l’important est de garder le cap.
      Les 2 principes détaillés dans cet article sont fondamentaux : il faut maximiser le temps de travail productif. Et vous avez raison de dire qu’en fonction du secteur cela demande plus d’efforts.
      Mais pour tous les praticiens, actuellement, il est très difficile de dire non aux multiples sollicitations et demandes des patients, c’est certain.

      Pourtant c’est cela qui vous permet d’appliquer les bons principes et donc d’augmenter, comme le montre très clairement l’infographie, votre temps de travail productif de 60 %!
      (En passant de Rdv de 45 min à des rdv de 105 min.)

      Et vos patients eux-aussi gagnent du temps, ils vous en seront gré !
      De plus il existe également d’autres leviers d’optimisation de l’agenda impossible à détailler dans un seul article. Tout cela permet de vraiment optimiser votre agenda au moment où vous en avez le plus besoin.

      Continuez à nous lire et à très bientôt !

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  2. Bonjour,

    J’aimerai appliquer ce genre de concept mais je reste sceptique sur 2 points dont un majeur:
    -beaucoup de patients sont mécontents lorsque le rendez vous dure longtemps et disent qu’ils ne peuvent pas a cause du travail ou des enfants. Si c’est des personnes d’un certains ages ils sont fatigués plus vite
    -autre point majeur: les personnes qui ne viennent pas sans prévenir ou au dernier moment (ce qui est beaucoup le cas dans ma région) => que fais-je pendant 1h30 sans personnes ? au niveau rentabilité pas sure que j’y gagne

    Merci d’avance pour vos réponses

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    1. Bonjour Laure,

      Merci pour ces 2 questions, qui reviennent souvent, et c’est normal !
      Évidemment, les rdv longs demandent une bonne communication avec les patients. Et surtout obtenir leur accord ! Certains se sentent incapables de tenir 1H30 dans votre fauteuil. Inutile de proposer à ceux-là de longs rdv !

      Donc il s’agit d’en parler très tôt avec tous vos patients, de peur expliquer l’avantage pour eux : ils reviennent moins souvent et leur traitement est terminé beaucoup plus rapidement. Et là, vous allez voir que beaucoup de patients adhèrent et y voient leur avantage !
      Et du coup, très peu manquent leur rdv longs : car ils ont bien compris les avantages pour eux ! Et vous les sensibilisez aussi à l’impact pour le cabinet dentaire et pour les autres patients en cas de rdv manqué.

      Pour les anciens patients, habitués à des rdv plus courts, la communication est essentielle aussi !

      Toutes vos consœurs et confrères qui ont mis en place ce système sont largement gagnant dans la durée et pour rien au monde ne reviendrait en arrière ! (Regardez le % de temps productif au fauteuil que cela fait gagner !)

      À bientôt,

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